Elektronische facturering
U bent wellicht bekend met online inkopen, bankieren en boekhouden. En de verplicht elektronische belastingaangifte is voor u ook geen probleem. Waarom wilt u dan nog steeds facturen ontvangen met de traditionele post? Dit is toch zonde en overbodig? Met elektronische facturen verminderen uw personeelskosten en worden invoerfouten verminderd.
Bij elektronisch factureren gaat het om het elektronisch verzenden van factuurgegevens. Omdat niet iedereen dezelfde graad van automatisering heeft, kan Van Buuren de facturen aanleveren in XML-formaat, maar ook in PDF. Als uw software facturen kan verwerken in XML-formaat, kunt u deze inlezen en bespaart u dus tijd en verminderd foutkansen. Als u de facturen in PDF-formaat wilt ontvangen heeft u direct een elektronisch archief, maar moet u nog wel handmatig de factuur verwerken in uw administratie.
De elektronische facturen zijn goed beveiligd tegen frauduleuze manipulatie. Elke factuur voldoet aan de opgelegde waarborgen van de fiscale wetgeving. De echtheid van de factuur wordt gegarandeerd door de digitale handtekening in het door u ontvangen e-mailbericht. Ook heeft de elektronische factuur een handelsrechtelijke functie.
De wetgeving rond elektronisch factureren vloeit voort uit een Europese richtlijn, die in 2004 werd omgezet naar een Nederlandse wetgeving. De fiscus heeft sterke behoefte aan controleerbaarheid en eist dat de ondernemer (lees: Van Buuren) alles rond elektronisch factureren vastlegt. Daarom wil de fiscus dat de ontvanger (lees: u) expliciet aangeeft dat u de facturen elektronisch wenst te ontvangen. Deze toestemming wordt dan in de administratie van Van Buuren opgenomen.
